Tiedot
HALLINTA

Tietohallinto

Haaste digitointi: odottaa ja katsoa-lähestymistapa ei yksinkertaisesti ole vaihtoehto.

Kuten jokainen meistä hyvin tietää meidän day-to-day työtä, ottaa asiakirjat ja tiedot nopeasti saatavilla on nyt välttämätöntä. Tästä huolimatta noin puolet kaikista Pk Saksassa ei ole digitalisoinnin strategia. Tosiasia kuitenkin on, että yritykset, jotka toimivat EMC-ratkaisut – ja siten käyttää web-pohjainen tietoja, prosesseja, saavuttaa parempaa menestystä markkinoilla. Se tarkoittaa, että ei ole parempaa aikaa kuin nykyinen ottamaan haasteen vastaan. TA Triumph-Adler on kumppanisi tehdä ensimmäinen askel digitaaliaikaan ja sujuva prosessi. Voimme tehdä tämän kuuntelemalla. Tarjoamalla asiakkaillemme henkilökohtaista neuvontaa. Ja tarjoamalla täyden valikoiman tuotteita, jotka vaihtelevat perus apps täytäntöönpano monimutkainen ECM-hankkeissa.

"Digitalisointi vain tuottaa myönteisiä tuloksia, jos prosessi on järjestelmällisesti suunniteltu alusta loppuun."

Frank Dembach, Kansallinen myyntijohtaja – IT-Ratkaisut & Konsultointi

Kolme kysymystä Frank Dembach

Kysymys:Missä näet esteitä ja mahdollisuuksia, kun se tulee digitoitua tietoa prosesseista?

Vastaus:Mahdollisuudet ovat selvästi suuremmat kuin esteet. Asiakkaat ja toimittajat voivat saada tarvitsemansa tiedot nopeasti ja käyttöön henkilökunta, missä niitä tarvitaan. Tämä vapauttaa aikaa keskittyä ydintoimintaan, mutta myös poistaa tarpeen etsiä fyysinen arkisto. Ainoa peruste ole tuloaan sähköinen arkisto on henkilöstön resurssit tehdä tämä. Vaikka tämä argumentti, se on askel kannattaa ottaa. Niille, jotka ottaa harppaus osakseen aika tallennetaan ja arvo tämä vapauttaa.

Kysymys:Miten voi komplikaatioita voidaan välttää, kun siirtymässä digitaalisen arkiston?

Vastaus:Laatu suunnittelu ja oikea projektinhallinta on ensiarvoisen tärkeää. Yhteistyö palveluntarjoajan ja yrityksen projektin johtoryhmä on sujuvasti. Se on tärkeää ensin määritellä tavoitteet ja sitten luoda tarkka rajojen-hanke. Mielestämme on tärkeää ottaa huomioon inhimillinen tekijä käyttäjän näkökulmasta.

Kysymys:Mitä etuja käyttämällä ECM ohjelmisto ratkaisuja?

Vastaus:Meidän silmät, ECM-järjestelmät ovat askel kohti suurempaa tehokkuutta asiakirja-ja tietohallinto. Nykymaailmassa arkistointi on käytännössä toissijainen ominaisuus monissa järjestelmissä. Tämä johtuu siitä, että painopiste täytäntöönpanon aikana on optimoidaan sähköisiä prosesseja ja laskun hallinta. Tiedot ja asiakirjat ovat käytettävissä kaikissa sivustoissa ja koko yritys. ECM-järjestelmä on siis täydellinen alusta, jotta kaikki henkilöstön jäsenet voivat tehdä yhteistyötä työskennellessään parasta mahdollista tietoa saatavilla. Arkistointi itsessään toimii taustalla ja siirtää tiedostoja pitkän aikavälin varastointi mukaan määritelty sääntöjä.

Kysymys:Ylimääräinen kysymys: voisitko antaa kolme vinkkiä, miten roll out digitaalinen arkisto ja miten valita oikea ohjelma?

Vastaus:

  • Saat tietää yrityksesi sisältä ulos ja tarkistaa vaatimukset ennen kuin aloitat haun.
  • Älä keskittyä pelkästään teknologiaan; tarvitset myös harkita laatu ja suunnittelu samoin.
  • Lisäksi, älä yritä tehdä kaikkea kerralla. Meidän on ensin tunnistaa alueen ja prosessi kanssa suurin mahdollinen lisäarvoa, ja sitten mennä sieltä.

"Jokaisen yrityksen on otettava kytkin digitaalinen laskutuksen prosesseja."

Olaf Änkyttää, Johtaja Markkinointi Ratkaisu

Voidakseen auttaa sinua säästää aikaa ja rahaa laskutus-prosesseja.

1. Vastaanottajan on vähintään hiljaisesti suostumuksensa laskutus.

2. Kaikki laskut on täytettävä säädetyt vaatimukset saksan Value Added Tax Act (UStG) ja sisältää pakolliset tiedot, jotka on esitetty Kohdissa 14(4) ja 14 a UStG.

3. Olet tarvitse aitouden ja eheyden laskun ja dokumentoitava, että lasku on maksuvelvollisuus ja palvelu oli suoritettu. Tämä voidaan saavuttaa kautta sisäisen valvonnan mekanismi, jonka voit suunnitella itse.

4. Asiakirjojen on oltava käytettävissä esityksen aikana säilyttäminen kymmenen vuoden ajan. Dokumenttien hallinnan ratkaisuja olisi näin ollen tuettava kyky lukea menneisyyden ja nykyisyyden muodoissa (TIFF ja/tai PDF) koko ajan.

5. Tallentaa kaikki laskut modifioimattomassa valtion ja valvoa pääsyä niihin. Käyttää TIFF-ja PDF-standardi tarkastus-proof formaatteja suunniteltu pitkäaikaiseen arkistointiin on yleinen käytäntö. Tämä mahdollistaa myös sen, voit tarkistaa, onko asiakirja on muokattu.

6. Olet säilytettävä alkuperäinen kopio sähköisiä laskuja. Kun olet muuntaa sähköisiä laskuja toiseen muotoon, sinun täytyy tallentaa alkuperäinen tiedosto sekä kaikki muunnetaan asiakirjat, jotka on luotu.

7. Voit skannata ja tuhota paperi laskuja, jos noudatat Periaatteita asianmukaisesti ylläpitäminen, säilyttäminen ja tallentaminen kirjat, tallenteet ja asiakirjat sähköisessä muodossa ja data access' (GoBD), toimittamat saksan veroviranomaisille. Tämä hallinnollinen asetus antama Liittovaltion Valtiovarainministeriö korvannut 'Periaatteet tietojen saatavuutta ja auditoitavuuteen digitaalisten asiakirjojen (GdPdU) alkuvuodesta 2015.

8. Sinun täytyy pystyä toimittamaan todiste tarkastusmenettelyjä takautuvasti. Sisäisen tarkastuksen hallinnan yrityksesi avulla voit täyttää tätä vaatimusta. Muista, että sinulla on myös velvollisuus tallentaa prosessin dokumentointi kymmenen vuotta.

9. Lisää huomautus ZUGFeRD standardi: ZUGFeRD on lyhyt Keski-Käyttäjän Opas foorumi Sähköisen Laskutuksen Saksassa. Tämä standardi on laadittu foorumi Sähköisen Laskutuksen Saksassa (FeRD) yhdessä ministeriöiden, järjestöjen ja yksityisten yritysten. Se täyttää kaikki säädökset, ja kerrotaan, miten kaikki tiedot laskun on tallennettu PDF-tiedoston. Standardi sisältää vaatimuksen, että lähettäjä on yritys, laskun päivämäärä/numero, määrät ja pankkitili numerot on aina oltava tallennettu samaan ennalta sijainti XML-tiedosto. Tämä mahdollistaa minkä tahansa ohjelman edelleen käsitellä laskun tiedot automaattisesti.